2020 yılının Mart ayından itibaren tüm dünyayı etkisi altına alan koronavirüs salgını, ülkemizi de derinden etkiledi. Bu süreç, hayatlarımıza yeni kavramlar ve yeni alışkanlıklar katarken, “yeni normal” düzende proje yönetimi ve iş hayatı farklı boyutlar kazandı. Biz de bu yazıda, sizlere müdahale, kurtarma ve geri dönüş başlıkları altında pandemi döneminde proje yönetim süreçlerimizi anlatacağız.

Takım olarak, ülkemizde henüz vaka gözükmemişken önceliklerimizi birim bazlı değerlendik. Zaman kaybetmeden, yapılması gereken testlerimizi gerçekleştirdik. Bu süreçte, test planlamasını birimlere ve farklı zaman dilimlerine bölerek, aynı ortamda az kişi ile iş yapmayı hedefledik. Planlanan testleri bitirdiğimizde, tamamen uzaktan çalışma sürecine geçerek, risk ortamını sıfıra indirdik. Bu sürede değişen iş ortamına yanıt verme sürecini, daha sağlıklı ve verimli kılmak için toplantılara saat ve gün sınırlanması getirdik. Belirli düzende ve yine ağırlıklı olarak birim bazlı yapılan toplantılara ek olarak sabit bir gün, ortak erişime açık “deadline” formatında bir çizelge mantığı ile yapılan/yapılacak işlere olan erişimi kolaylaştırdık.  Zaman içerisinde, düşen motivasyonu yine online etkinlikler yardımıyla istenilen seviyeye getirdik. Bu sayede, iyi bir risk yönetimi gerçekleştirerek CanSat Competition 2020’de Dünya Dördüncülüğü derecesi elde ederek, ilk beşte yer alan tek Türk takımı olduk.

KURTARMA

Bu süreçte, hem bizler hem de ülkemiz yavaş yavaş salgının getirdiği yeni düzene alışmıştık. Pandeminin ilk 4 ayındaki alınan ve uygulanan her karar bizler için tecrübe ve bir sonraki adımlar için yol gösterici oldu. Bu doğrultuda, ivediyle başlanması gereken Türksat yarışmasının test süreçleri için, 7 kişilik ekip Zonguldak’a geldi. Kişi sayısının az oluşu ve kaynak sorunu olmaması bu süreci rahat ve sorunsuz geçirmemizi sağladı. Yine aynı yıl takım Türksat Model Uydu Yarışmasında dördüncü oldu.

Eylül ayının yavaş yavaş sonuna gelmesi ile beraber, yeni takım arkadaşları seçme süreçlerimiz başladı. İlk 2 aşama, tıpkı eskiden de olduğu gibi başvuru ve ödev şeklinde idi. Bu süreçteki en zor kısım ise sayıca fazla olan mülakatları nasıl gerçekleştireceğimiz idi. Bunun için tamamen online bir düzende, ortak platform yardımıyla mülakatları tek bir günde gerçekleştirdik. Süreç bitiminde yeni arkadaşlarımıza kabul maillerini atarak, kısa sürede Zonguldak’ta olma şartı getirdik.

Süreç, elbette her zaman istediğimiz gibi gitmedi. Zaman zaman ülke çapındaki kapanma, sokağa çıkma yasakları gibi durumlarda yarışma süreçleri yavaşladı. Bu durumlarda, sıkı denetime aldığımız online toplantıları düzenleyerek ve sıklaştırarak olası bir başarısızlığın önüne geçtik. Bunun için, ortak yapılacak işler çizelgesini genişleterek, görevler için ek nedenler istedik. Devamsızlık durumunda yine online bir çizelge halinde, düzenli şekilde tuttuk. Katılım olmayan durumlarda, nedenleri ve uzun toplantılarda zaman zaman kopmaları çizelgeye işledik.

Yüzyüze yapılması gereken test aşamalarında, katı kurallar koyduk. Test sırasında kullanılacak ekipmanların öncesi ve sonrasında temizlenmesi, maske ve sosyal mesafe kurallarına dikkat edilmesi gibi kurallar koyuldu. Yine bu aşama, ağırlıklı olarak birim bazlı gerçekleşti.

Geri Dönüş

Bu süreçte, olası senaryolara karşı kendimizi hazırlayarak, birim bazlı özelleştirilmeler gerçekleştirdik. Bu sayede, şu an da tam kapanma durumunda işleri online süreçte rahatlıkla yürütüyor, geçmiş tecrübelerden kaynaklı öngörü sayesinde test süreçlerini hızlı şekilde planını oluşturabiliyoruz.

Pandemi son bulduğunda bile bu dönemde edindiğimiz alışkanlıklar ve oluşan çalışma kültürü hayatımızda olmaya devam edecek gibi duruyor. Takım olarak güçlü ve değişimi destekleyen kültürümüzün önümüzdeki dönemde de yapmak istediklerimizi gerçekleştirirken bize güç vereceğini biliyoruz.