Proje Yönetimi (CanSat - Türksat Model Uydu) | TEKNİKBLOG

2016 yılından bu yana birçok ulusal ve uluslararası başarı elde ettik. Bu başarıların sağlanmasında ki temel eylem, iyi bir proje yönetimi gerçekleştirmemizdi. Bizler de başarı ile gerçekleştirdiğimiz proje süreçlerini, sizlerle ayrıntılı olarak paylaşmak istedik.

YENİ TAKIM ARKADAŞI SEÇME SÜRECİ

Her sene eylül ayının son haftalarına doğru, sosyal medya hesaplarımız aracılığı ile başvurularımızı açarız. Forum olarak paylaştığımız başvuru ilanında kıstaslarımız İngilizce dil seviyesi, okuduğu üniversite- sadece Zonguldak Bülent Ecevit Üniversitesi öğrencilerini kabul ediyoruz.- ve bizlerle neler paylaşmak istediğidir. Bu forum ile başvuran adayları daha iyi tanımayı hedefleriz. Bir sonra ki aşama ise, başvuru maillerine; mekanik, elektrik-elektronik, yazılım ve sponsorluk başlıkları altında ödevler göndeririz. Bu ödevler için yaklaşık olarak 10 gün gibi bir süre vererek, kafa karışıklığı yaşadıkları noktalarda da birim mentörlerine soru sorma şansı tanıyoruz. Ödev teslim süresi bittikten sonra, birim mentörleri ile beraber ödevleri kontrol ediyoruz. Teslim edilen ödevler de aradığımız başlıca kriter, ödevin kendine ait olması ve özverili davranılmasıdır. 1 hafta gibi kısa bir süre içerisinde ödevlerini beğendiğimiz arkadaşlarımızı, mülakatlara davet ediyoruz. Mülakatları gerçekleştirmemizin amacı ise arkadaşlarımızı karakteristik olarak daha iyi tanımaktır. Mülakatlar neticesinde olumlu ya da olumsuz geri dönüşleri muhakkak gerçekleştiriyoruz. Mülakatlar sonucu bizlerle yola çıkmaya hak kazanan arkadaşlarımız ile ilk olarak tanışma toplantısı düzenliyoruz. Bu vesileyle biz onları daha iyi tanıyoruz, onlar da takımı daha iyi tanımış oluyor.

2019 yılı takım başvuru duyurusu, ödev bilgilendirme duyurusu ve tanışma toplantısı görseli

2019 yılı takım başvuru duyurusu, ödev bilgilendirme duyurusu ve tanışma toplantısı görseli

PROJE BAŞLANGIÇ VE PLANLAMA SÜRECİ

Yeni takım arkadaşlarımızı bünyemize kattıktan hemen sonra, proje planlama sürecine geçeriz. Bu süreçte yapıtaşlarımızdan, takım içi etik kurallarımızdan ve 1 yıl boyunca karşılaşacağımız zorluklardan bahseder, yol haritası belirlemek için ortak toplantı gerçekleştiririz.

Takım olarak, proje süreçlerimizi içi içe geçme ilişkisi (overlapping) yöntemi ile yönetiriz. Detaydan genele çalışma mantığı ile hareket ederiz. Aşamalar, kendinden önceki aşama bitmeden başlar. Kısa sürede bitirilmesi hedeflenir fakat diğer proje yöntemlerine göre bu yöntem daha risklidir.

Yöntem, yeni gelen arkadaşlara anlatılır ve benimsenmesi beklenir. Hemen ardından takım arkadaşlarımızdan, kendilerinin daha iyi yerine getirebileceklerine inandıkları görevleri seçmeleri beklenerek; görevleri hakkında detaylı araştırma yapmaları istenir.

2019 yılı CanSat yarışması ilk aşama genel planlama takvimi ve kilometre taşları örneği

2019 yılı CanSat yarışması ilk aşama genel planlama takvimi ve kilometre taşları örneği

YÜRÜTME VE KONROL SÜRECİ

Genel bir planlama yapıldıktan sonra, yavaş yavaş projenin yürütme sürecine geçilir. Birimlere ayrılan takım, genel toplantılardan ayrı olarak birim bazlı toplantılar gerçekleştirir. Bu toplantılarda genel proje risklerinin alanı daralttırılıp, birim bazlı özelleştirilir. Her birim “eyalet” mantığı ile hareket edip, kararlar alır ve genel toplantı da raporlanıp, tüm üyeler tarafından tartışmaya açık hale getirilir.

Üretim süreci ise, bu işin en riskli ve en değişken sürecidir. Çünkü en büyük maliyet ve zaman kaybı üretimin ya da tasarımın değişkenliğinden kaynaklanır. Her ne kadar büyük sponsorlar ile çalışmalarımızı yürütsek de üretimden kaynaklana değişim maliyetleri büyük kayıplara yol açıp, israfa neden olabiliyor. Bunun önüne geçmek için ise bazı yöntemler geliştirdik.

Malzeme temininden temel ihtiyaçlarımızı ( silikon, japon yapıştırıcısı, filament…) tasarım belirlenmeden temin edilir. Bu süreçte alınan malzemeler adetleri, türü ve alınan adrese kadar yazılır, faturalar saklanır. Malzeme tedariki ve yönetimi konusunda “Kanban” sistemi ile hareket etmeye çalışırız. Temel malzemeleri satın aldıktan sonra, tasarıma göre değişkenlik gösterecek malzemeleri ihtiyaca göre satın alarak, gereksiz stoktan kaynaklanan israf ve katma değer kaybının önüne geçmeyi hedefleriz.

Yürütme sürecinde önem verdiğimiz bir başka konu ise, proje paydaşlarımızın motivasyonu, projeye ilgisi ve sadakatidir. Bunu anlamak ve ölçmek için nitel ve nicel bazı analizler kullanırız. Her toplantıda yoklama alınır, bir sorun yaşandığı an takım kaptanlarına sorunun ilettirilmesini beklenir. Proje sürecinde yaşanan çoğu tatsızlıklar çözülse de, takım politikası olarak belirlediğimiz bazı hataların sonucu takımdan uzaklaştırılmak olabilir. Bu hatalar din,dil,ırk ve cinsel yönelim tercihlerine saygı göstermemek, takım içinde kaba ve hakaret sayılabilecek ithamlarda bulunmaktır. Bir başka ölçüm metodumuz ise, kaptanlarımız tarafından süreçte kimlerin daha aktif katıldığının gözlemlenmesidir. Bu konuda ise temel prensibimiz, yönetmek yerine yönlendirmek ve kazan-kazan mantığı ile “yetkelendirip (empowerment)” kapasite oluşturmaktır.

KAPANIŞ SÜRECİ

Bu aşama projenin en can alıcı noktasıdır. Proje bitirilir, başarı değerlendirilir, rapor hazırlanarak arşivlenir. Biz bu kapanış evresinin neticelerini, bir sonraki seneye “Grizu-263 Akademi” sunumlarında, etkinliklerimizde, davet edildiğimiz konuşmalarda karşımızda ki kişilere aktarıyoruz. Süreç odaklı çalışma prensibimizin getirdiği başarıları paylaşmaktan büyük bir mutluluk duyuyoruz.

Grizu-263 Uzay Takımı
Nevin Maside TÜT

Teknik Blog

Proje Yönetimi (CanSat - Türksat Model Uydu) | TEKNİKBLOG